Uw Organisatie & OpenOffice.org

Door Tim Blokdijk
ICT Stichting Thuiszorg De Sleutel

Februari 2006

Inhoudsopgave

Voorwoord

“Open Source Software” is de softwarewereld aan het transformeren, wat nieuwe mogelijkheden en valkuilen met zich meebrengt.
Open Source Software

In dit onderdeel probeer ik een antwoord te geven op de vraag wat “Open Source Software” is en wat je er als manager van zou moeten weten.

Open Standaarden

De toegenomen populariteit van “Open Source Software” heeft de discussie over het gebruik van open standaarden binnen de softwarewereld een extra dementie gegeven.

OpenOffice.org

Zowel het “Open Source Software” concept als het gebruik van open standaarden komt terug in het OpenOffice.org office-pakket.

Deze software is in staat om te concurreren met de beste office-pakketten.

In dit onderdeel probeer ik een beeld te geven van het OpenOffice.org project dat de software ontwikkeld en beheerd.

Uw organisatie

Je bent nu bekend met Open Source Software, Open Standaarden en het OpenOffice.org project.

Maar wat komt er bij kijken om je organisatie ook daadwerkelijk over te zetten en deze software te gaan gebruiken?

Voorwoord

Als ICTer bij Stichting Thuiszorg De Sleutel ben ik verantwoordelijk voor het opzetten en beheren van onze ICT infrastructuur.

Ik had rond het jaar 2000 een Red Had Linux distributie uitgeprobeerd met de conclusie dat er in principe een aantal taken zouden kunnen worden ondersteund met deze software.
Het voordeel zou zijn dat de licentie kosten veel lager waren.
Maar omdat de software erg ingewikkeld was en niet aansloot op de bestaande systemen was het niet erg interessant om er ook echt iets mee te gaan doen.
Daarbij ging ik totaal voorbij aan de andere ontwikkel methodiek en het “Open Source” gedachten goed.

Pas twee jaar later toen ik een Suse Linux distributie kocht merkte ik dat op alle fronten enorme vooruitgang was geboekt.

Vanaf dat moment ben ik actief het “Open Source Software” (afgekort als OSS) concept gaan bestuderen.

In dit document geef ik een beschrijving van OSS, Open Standaarden en het OpenOffice.org project.

Als je dit document gelezen hebt hoop ik dat je een goed beeld hebt gekregen van de eerste twee begrippen. Aan de hand van het OpenOffice.org project kan ik dan uitleggen hoe deze concepten in de praktijk worden toegepast.

Hopelijk ben je na het lezen van dit document in staat goede afwegingen te maken bij de ICT doelstellingen voor de komende jaren.

Ik behandel niet (de functionaliteit van) het OpenOffice.org office-pakket en maak ook geen vergelijking met andere office-pakketten.
Het gaat er puur om een beeld te schetsen van het project zelf.

Mijn bedoeling is om zo toegankelijk mogelijk te schrijven, maar ik neem wel aan dat de lezer bekend is met ICT op een strategisch en tactisch niveau.

Ik schrijf voornamelijk in de 'je' en 'ik' vorm omdat dit over het algemeen prettiger leest.
Verder wil ik er nog op wijzen dat als er iets niet helemaal (meer) klopt ik te mailen ben op tim.blokdijk@desleutel.nl dan verbeter ik het in een volgende versie.

Open Source Software

Definitie
De definitie van “Open Source Software” (OSS): Software die wordt verspreid onder een door de “Open Source Initiative” (OSI) goedgekeurde licentie. (http://www.opensource.org/licenses/)
Een OSI OSS licentie moet voldoen aan de “Open Source Definition”; deze stelt dat de broncode (de source) van software beschikbaar moet zijn voor de organisatie (of persoon) die van de software gebruik maakt, en dat deze broncode ook weer vrij mag worden aangepast en verspreid.

Feitelijk hout dit in dat je met OSS niet meer afhankelijk bent van de software leverancier die de software heeft ontwikkeld.
En dat de software vaak gratis (en legaal) van het internet kan worden gedownload.

De software is dankzij de OSS licentie vrij en onbeperkt te gebruiken.

In dit document heb ik het over “OSS” maar er zijn ook mensen die “F/OSS” of “Free Software” gebruiken om (ongeveer) hetzelfde aan te duiden. Daarbij wordt met “Free” niet gratis maar vrijheid bedoeld.

Ontwikkelingen
De afgelopen jaren is de kwaliteit van OSS enorm toegenomen.

Veel OSS is zelfs van een beduidend hogere kwaliteit dan andere software.

Je kunt aannemen dat het gebruik van OSS de komende jaren (explosief) zal gaan toenemen.
De centrale vraag hierbij is hoe deze transformatie de komende jaren jou organisatie gaat beïnvloeden en hoe je er voor kan zorgen dat deze positief is.

De afgelopen jaren heb ik grote bedrijven zich rond OSS zien verzamelen.

Bedrijven als Sun, Novell, HP en IBM staan volledig achter het open source concept.

Verder zijn er honderden bedrijven die puur dankzij het OSS concept bestaansrecht hebben.

Bedrijven zoals Red Hat, MySQL, Qt, JBoss, Mandriva, enz, enz.
Deze ontwikkeling is niet onopgemerkt gebleven bij automatiseerders in Nederland en veel van hun ondersteunen OSS tegenwoordig ook zonder verder moeilijk te doen.

Door OSS is de markt dus aan het veranderen.
Dit geeft nieuwe kansen en mogelijkheden maar vormt ook een bedreiging voor gevestigde partijen zoals Microsoft, Oracle en Symantec deze bedrijven hebben meer te verliezen dan dat er voor hun te winnen valt.
Bedrijven die in deze laatste categorie vallen doen dan ook vaak erg hun best om deze voor hun negatieve ontwikkelingen te vertragen en te dwarsbomen.

Ik verwacht dan ook dat deze bedrijven nog meer dan vroeger zullen terugvallen op “lock-in” tactieken om “hun” klanten te binden.

Dat houd in dat ze het je bijzonder lastig proberen te maken om over te stappen naar een andere concurrerende (OSS) oplossing.
Het is te begrijpen dat dergelijke bedrijven je in elk geval niet zullen helpen om over te stappen.

Maar ik zou ook oppassen voor actieve tegenwerking.

Ik verwacht dat er bedrijven zullen zijn die onder het mom van veiligheid je gegevens versleutelen.
Of het gebruik van web-applicaties gaan promoten waarbij de gegevens niet meer op de eigen servers staan maar op die van de leverancier.

In beide gevallen ben je niet meer in staat om buiten de applicatie van de software leverancier je gegevens te gebruiken.
Advies

Als er binnen je organisatie praktische kennis en ervaring aanwezig is omtrent OSS kan je flexibeler omgaan met ICT vraagstukken.

Als deze niet aanwezig is wordt een overgang naar b.v. een Linux besturingssysteem een hele zware opgave.

Een voorbeeld waarom dit interessant kan zijn is dat als de ondersteuning van het 5 jaar oude Windows XP door Microsoft wordt stopgezet.

Een migratie naar de opvolger is aan te raden maar de licentie en hardware kosten zullen zeker een flinke kostenpost zijn.

Open Standaarden

Het begrip
Open Standaarden in het geval van gegevens opslag houd in dat gegevens worden opgeslagen in een publiek beschikbare specificatie.

Er zijn verschillende organisaties die dergelijke specificaties opstellen en beheren.

Enkele bekende organisaties zijn de IETF, ISO, OASIS en W3C.

Het belang

Organisaties die afhankelijk zijn van één software leverancier om gebruik te kunnen (blijven) maken van hun gegevens zijn in een erg afhankelijke positie.
Als uw gegevens in een open standaard zijn opgeslagen dan kan u met verschillende software oplossingen gebruik maken van deze gegevens.

Open Document
Het Open Document formaat is de standaard voor office documenten.

Vrijwel alle office-pakketten bieden ondersteuning of hebben aangekondigd deze standaard te ondersteunen.

De grote uitzondering is Microsoft Office, Microsoft heeft besloten op dit moment geen Open Document ondersteuning toe te voegen aan Microsoft Office maar zegt ook dat als er genoeg vraag naar is ze hier in de toekomst mogelijk op terugkomen.

Als je organisatie veel documenten in het Microsoft Office formaat heeft is het bijzonder lastig om deze om te zetten naar het Open Document formaat.

Dit is de schuld van Microsoft, deze organisatie maakt het alleen mogelijk om deze documenten te lezen met hun eigen office-pakket.

OpenOffice.org probeert de Microsoft office documenten zo goed mogelijk te lezen maar slaagt daar maar gedeeltelijk in.

Voornamelijk gecompliceerde documenten met macro's zullen vrijwel nooit correct worden gelezen door OpenOffice.org.

De tekst en daarmee de feitelijke informatie kan wel bijna altijd correct worden weergegeven.
De problemen beperken zich normaal gesproken tot de layout die niet meer klopt.
Sun heeft een commercieel conversie programma gemaakt, wat o.a. de Microsoft macro's omzet in de macro taal van Open Document.

Het Open Document formaat zelf is een officiële standaard en bestaat uit xml (soort html) dat is gecomprimeerd als een standaard zip bestand.

Door deze toegankelijke manier van informatie opslag is het mogelijk om de gegevens ook in andere programma's te gebruiken.

OpenOffice.org

OpenOffice.org
Als je in je eigen organisatie OSS inzet in de productie omgeving raad ik aan om het project dat de software beheert te volgen en er in kleine mate actief in te participeren.

Een kleine vorm van participatie zorgt er namelijk voor dat je organisatie niet alleen op de hoogte blijft van de ontwikkelingen maar ook actief de richting van ontwikkelingen binnen het project kan beïnvloeden.

Om het volgen van en participeren in OpenOffice.org (afgekort als OO.o) mogelijk te maken moet het eerst duidelijk zijn wat voor een organisatie OO.o is.

In dit onderdeel probeer ik daar meer duidelijkheid over te geven.

Voordat ik verder ga is het misschien een goed idee om duidelijk te maken dat ik een onderscheid maak tussen het OO.o project en het OO.o office-pakket.

Het OO.o office-pakket bevat alternatieven voor het populaire Microsoft Word, Excel, Powerpoint & Access.

Verder bevat het een flowchart/teken onderdeel en een wiskundig programma voor formules.

Een alternatief ontbreekt voor Microsoft Outlook.

OO.o werkt onder Windows, Linux, Sun Solaris en met wat kunstgrepen onder Mac OS X.

In dit document bespreek ik verder alleen het OO.o project.

De aparte naam van OpenOffice.org is te danken aan het bedrijf “Open Office” dat een jaar voordat Sun OO.o lanceerde deze term registreerde als handelsmerk in de Benulux.

Het bedrijf Open Office is een automatiseerder die verder geen officiële relatie heeft met het OO.o project.

Al leveren ze wel ICT oplossingen gebaseerd op Linux en OpenOffice.org
Ze staan het OO.o project toe hun naam te gebruiken zolang de “.org” toevoeging wordt gebruikt.

Organisatie

Het project OpenOffice.org is in juli 2000 gestart door Sun Microsystems.
Sun gaf op dat moment de code van het StarOffice office-pakket vrij onder de GNU LGPL licentie.

En het OO.o project bestaat ook nu nog voor een groot deel uit werknemers van Sun.

Dit bedrijf is onder andere bekend van de Java programmeertaal.

Sun heeft ook de leiding over het project, al gaat alles in samenwerking met andere belanghebbenden.

Naast het gratis OO.o verkoopt Sun het StarOffice pakket wat een direct afgeleide is van OO.o maar dan met extra functionaliteit zoals o.a. een verbeterde spellingscontrole.

Bedrijven zoals Red Hat, Novell en Google leveren ook programmeurs aan het OO.o project.

Sun, Red Hat en Novell zijn in principe concurrenten van elkaar.

Maar omdat het inefficiënt is om elk zelf het wiel uit te vinden werken ze samen aan hetzelfde product.

De OSS licentie is daarbij voor hun de garantie dat als Sun het project niet meer goed beheert ze hun eigen weg kunnen gaan.

Dit weet Sun, dus beheren ze het project goed.

Al proberen ze ook met hun eigen StarOffice meerwaarde te bieden bovenop het OO.o office-pakket.

Ze bevinden zich als het ware in een spagaat waarin ze met zichzelf concurreren; de ontwikkeling van OO.o heeft er in elk geval veel voordeel bij.

Naast de bedrijven die zich achter OO.o hebben verzameld is er ook een grote groep vrijwilligers; deze groeit gestaag en neemt steeds meer en grotere taken op zich.

Organisatorisch is het OO.o project opgedeeld in een aantal functionele gebieden.

Zoals Programing, Marketing en Quality Assurance.

Maar is ook onderverdeeld in taalgebieden.

Voor de Nederlandse taal (Nederland, België en de Antillen) is er nl.openoffice.org

De Nederlandse afdeling bestaat voornamelijk uit vrijwilligers en kleine automatiseerders.
Sun heeft een bedrijf ingehuurd om OO.o in samenwerking met de Nederlandse afdeling te vertalen.

De spellingcontrole wordt op dit moment door de vrijwilligers bijgehouden binnen het OpenTaal project.

Als je als organisatie gebruik maakt van OO.o zal je voornamelijk met de Nederlandse afdeling te maken hebben.

Alleen voor zaken als extra functionaliteit en fouten in de programmatuur is het nodig om met mensen van het Internationale project samen te werken.

De OpenOffice.org cultuur

Toen Sun StarOffice opkocht dachten ze dat een open source variant de ontwikkeling van dit pakket zou kunnen versnellen.

Niet om een nieuwe markt aan te boren maar om technisch aangelegde gebruikers de mogelijkheid te geven bij te dragen aan het StarOffice pakket.

Bedrijven zouden namelijk kiezen voor het volwassen StarOffice met de ondersteuning van Sun zelf en gewone gebruikers zouden niet kunnen uitvinden hoe het OO.o pakket kon installeren.

Als hij of zij het al tussen alle varianten in versie, taal en besturingssystemen konden vinden.

Deze gedachtegang is nog steeds voor een groot gedeelte de oorzaak van de vrij technische website.

Al is de gedachtegang (en de website) ondertussen wel wat aangepast.

Sun ziet OpenOffice.org nu niet meer direct als een concurrent van StarOffice maar als een koevoet waarmee de gesloten Microsoft Office markt kan worden opengebroken.

Men redeneert dat hoe groter de markt van OpenOffice.org is hoe meer mensen en bedrijven zullen overwegen het commerciële StarOffice te kopen.

Ondanks de vrij technische benadering van Sun zelf zijn er relatief veel eindgebruikers actief binnen de Nederlandse afdeling van OO.o.

OO.o is in tegenstelling tot andere OSS een vrij alledaags software pakket.

Het project trekt ook taalpuristen aan en gebruikers van het Linux besturingssysteem.

Participatie

Als je gebruik maakt van het OO.o office-pakket is het slim om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen.
Dit is mogelijk door je aan te melden bij de “mailinglists”.

URL: http://nl.openoffice.org/about-mailinglist.html

Een “mailinglist” is een soort van groepsmail, je stuurt een e-mail naar de mailinglist en alle mensen die er op zijn aangemeld ontvangen je e-mail.

Stuurt iemand een reactie op jou e-mail naar de mailinglist dan ontvangen alle aangemelde mensen die ook.
Op die manier blijft iedereen op de hoogte en kan er onderling worden gereageerd.

De mensen die op die manier met elkaar samenwerken worden ook wel “de community” genoemd.
Simon Brouwer is de projectleider van de Nederlandse afdeling en leid daarmee de Nederlandse OO.o community.

URL: http://nl.openoffice.org

Als je dus vragen hebt of suggesties over OO.o (project of office-pakket) hebt kan je die op deze manier stellen.
Via de mailinglists wordt de vertaling en andere zaken die de Nederlandse afdeling aangaan gecoördineerd.
Er zijn ook “regio conferenties” elk taalgebied heeft zijn eigen terugkerende regio conferentie.

De regio conferentie voor het Nederlandse taalgebied werd in 2005 gehouden op het terrein van de Technische Universiteit Eindhoven.

Op een conferentie worden er sprekers uitgenodigd, ervaringen uitgewisseld en genetwerkt.
Automatiseerders laten er zien wat voor oplossingen ze kunnen bieden aan de hand van het OO.o office-pakket.

De regio conferentie is bij uitstek het moment om mensen te ontmoeten waar je via de mailinglist contact mee hebt gehad.

Wereldwijd is er ook een conferentie waar in principe hetzelfde gebeurd als op een regio conferentie alleen dan op een grotere schaal.
URL: http://marketing.openoffice.org/conference/
Er is weinig reden om hier naar toe te gaan als gebruiker van het office pakket.

Wel kan het interessant zijn om via internet video opname van de sprekers te bekijken.

URL: http://ooocon.kiberpipa.org/media/index.html

Als nu blijkt dat je een fout in het OO.o office-pakket tegenkomt kan je dit op de mailinglist melden en/of een zogeheten “issue” indienen.

Programmeurs kunnen dan aan de hand van de informatie die je geeft het probleem verhelpen.

URL: http://nl.openoffice.org/about-issuezilla.html

Wil je zekerheid dat het probleem tijdig en correct wordt opgepakt en er werkt binnen je organisatie een programmeur dan kan deze zelf het probleem oplossen en de oplossing aan het OO.o project geven zodat het in de volgende versie kan worden opgenomen.

Voor vertaal fouten, de spellingscontrole en dergelijke geld in principe hetzelfde proces.

Uw organisatie

Afwegingen

De financiële afweging moet zelf worden gedaan.

Daarbij wel opletten dat het steeds makkelijker wordt om te migreren naar OO.o

Gebruik van open standaarden punt van afweging.

Implementatie

Waar moet je rekening mee houden als je een migratie naar OpenOffice.org overweegt.

OpenDocument

Doc naar odt

Xls naar ods

Ppt naar odp

Niet overzetten oude bestanden.

Macro's

MS Office “applicaties”

Pdf functie OO.o

Migratie

Keuze voor een automatiseerder

Compatible met bestaande ICT infrastructuur.

Uit faseren MS Office.

Organisatie

Weerstand gebruikers

Weerstand ICTers

Weerstand management

Procedures

Training ICTers

Training gebruikers

Beleid omtrent ontvangen/versturen Microsoft Office documenten.

Procedures waar nog gebruik wordt gemaakt van MS Office.

Inlichten samenwerkende organisaties dat overgang OpenDocument.

Versie	Datum	Auteur	Notitie
1.3 en terug	29-12-05	Tim Blokdijk	“Uw organisatie en Open Source Software”
1.4	08-01-06	Tim Blokdijk	Document afgesplitst en toegespitst op het OpenOffice.org project.
1.5	11-01-06	Tim Blokdijk	Verdeling in Voorwoord, OSS, Open Standaarden en OpenOffice.org.
1.6	13-01-06	Tim Blokdijk	Voorwoord & OSS herschreven, begonnen aan Open Standaarden.
1.7	05-02-06	Tim Blokdijk	Alinea “implementatie” toegevoegd bij OpenOffice.org onderdeel.
1.8	05-02-06	Tim Blokdijk	Open Standaarden & OpenOffice.org herschreven.
1.9	05-02-06	Tim Blokdijk	Alinea “participatie” toegevoegd bij OpenOffice.org onderdeel.
1.10	05-02-06	Tim Blokdijk	Alinea “afwegingen” toegevoegd bij OpenOffice.org onderdeel.
1.11	05-02-06	Tim Blokdijk	Nieuw hoofdstuk “Uw organisatie” afgesplitst van OpenOffice.org

TODO:

Laten proofreaden door mensen die dat willen.

Implementatie en afwegingen verder uitschrijven.

Uw Organisatie & OpenOffice.org	Pagina 2 van 10

Uw Organisatie & OpenOffice.org

OpenOffice.org voor management

OpenOffice.org manager uitleg beschrijving

Tim Blokdijk

2005-11-02T14:29:17

Tim Blokdijk